สรุปสั้น
- แยกหน้าที่ อนุมัติเป็นชั้น และกระทบยอดอย่างอิสระ คือแกนของการควบคุมภายใน
- Checklist แบ่งตามความถี่ ตรวจถี่ในสิ่งที่เสี่ยงสูง
- หลักฐานที่ใช้ตรวจต้องมาจากบุคคลภายนอก
- บันทึกคำตอบเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อเป็นหลักฐานการกำกับดูแลของกรรมการ
ตัวอย่างในบทความนี้เขียนขึ้นเพื่ออธิบายรูปแบบความเสี่ยง ไม่ได้ระบุหรือกล่าวหาบุคคลหรือกิจการใด สัญญาณเตือนเป็นเหตุให้ตรวจเพิ่ม ไม่ใช่ข้อสรุปว่ามีการกระทำผิด
ระบบควบคุมภายใน 5 เสา
การควบคุมภายในที่ดีคือการออกแบบให้ทุจริตทำได้ยากและถูกจับได้เร็ว โดยไม่ทำให้ธุรกิจอืด
| เสาระบบ | องค์ประกอบสำคัญ | ตัวอย่างการควบคุม |
|---|---|---|
| ระบบเอกสาร | ทุกธุรกรรมมีหลักฐาน เก็บครบ ค้นเจอ | นโยบายเอกสาร จัดเก็บไม่น้อยกว่า 5 ปีตาม พ.ร.บ.การบัญชี ระบบเลขที่เอกสาร |
| ระบบอนุมัติ | อำนาจอนุมัติเป็นชั้นตามวงเงิน | ตารางอำนาจอนุมัติ (DOA) และ 2 ลายเซ็นสำหรับวงเงินสูง |
| ระบบควบคุมเงินสด | แยกคนรับ จ่าย บันทึก และกระทบยอด | Bank Reconciliation รายเดือน จำกัดเงินสดในมือ จ่ายผ่านโอน |
| ระบบควบคุมภาษี | ยื่นตรงเวลา ถูกต้อง กระทบยอด | ปฏิทินภาษี VAT และ WHT Reconciliation สอบทานก่อนยื่น |
| ระบบป้องกันทุจริต | ตัดโอกาส ตรวจจับ และมีช่องแจ้งเบาะแส | Segregation of Duties สับเปลี่ยนหน้าที่หรือบังคับลาพัก Whistleblower สุ่มตรวจ |
ตัวอย่างประกอบ: พนักงานคนเดียวคุมทั้งวงจร
พนักงานบัญชีคนเดียวทำทั้งออกใบแจ้งหนี้ รับเงิน ลงบัญชี และกระทบยอดธนาคาร จึงยักยอกเงินรับจากลูกค้าและปิดบังด้วยการปรับยอดในระบบ ความเสียหายสะสมหลายปี ตรวจพบเมื่อพนักงานลาป่วยและคนแทนกระทบยอดไม่ลง
บทเรียน: การแยกหน้าที่และการบังคับลาพักหรือสับเปลี่ยนงานเป็นการควบคุมที่ต้นทุนต่ำและได้ผล
มุมผู้ตรวจสอบภายใน: จุดตรวจ
- ประเมินการออกแบบและการปฏิบัติจริงของการควบคุม (Design & Operating Effectiveness)
- ทดสอบการแยกหน้าที่ผ่านสิทธิ์ในระบบ (Access Rights) และ Walkthrough กระบวนการ
Owner Checklist
ทุกสัปดาห์
- ยอดเงินสดและเงินฝากคงเหลือ และรายการเข้าออกผิดปกติ
- ลูกหนี้ที่ครบกำหนดหรือเกินกำหนด และการติดตาม
- เจ้าหนี้และรายจ่ายที่ต้องชำระสัปดาห์นี้ เงินพอไหม
- รายการอนุมัติวงเงินสูงที่รอเซ็น
ทุกเดือน
- กระทบยอดธนาคารทุกบัญชี และอธิบายผลต่างได้
- งบ 3 ฉบับ เทียบเดือนก่อนและงบประมาณ พร้อมคำอธิบายความต่าง
- Aging ลูกหนี้และเจ้าหนี้ปรับปรุงล่าสุด พร้อมแผนตามหนี้และหนี้เสี่ยงสูญ
- รายได้บัญชี ภ.พ.30 และเงินเข้าบัญชีตรงกัน
- VAT, WHT และประกันสังคมยื่นและชำระตรงเวลา
- รายการกับกรรมการและผู้เกี่ยวข้องมีเอกสารและได้รับอนุมัติ
- ตรวจนับเงินสดย่อยและสุ่มนับสต๊อกสินค้าเสี่ยง
- รายการปรับปรุงบัญชีผิดปกติหรือยอดใหญ่ได้รับการสอบทาน
- ถาม 20 คำถามและบันทึกคำตอบ
ทุกไตรมาส
- ทบทวน Red-Flag Register และคะแนนความเสี่ยง
- ทำ Case Lab 1 เรื่อง สุ่มธุรกรรมเสี่ยงมาผ่าเต็มเส้นทาง
- ตรวจนับสต๊อกและทรัพย์สินสำคัญ
- ทบทวนค่าใช้จ่ายและต้นทุนที่ผิดปกติ และคุณภาพกำไร
- ประมาณการภาษีครึ่งปี (ภ.ง.ด.51) และวางแผนภาษี
ทุกปี
- ปิดงบและเตรียมเอกสารให้ผู้สอบบัญชี
- ทบทวนความเสี่ยงภาษีทั้งปีก่อนยื่น ภ.ง.ด.50
- ทบทวนอำนาจอนุมัติ (DOA) และการแยกหน้าที่
- ประเมินระบบควบคุมภายในและปรับปรุง
- ทบทวนรายการกับผู้เกี่ยวข้องและ Transfer Pricing ทั้งปี
- ตรวจการเก็บเอกสารครบตาม พ.ร.บ.การบัญชี (ไม่น้อยกว่า 5 ปี)
เมื่อทำสม่ำเสมอ Checklist นี้ช่วยลดโอกาสเกิดภาษีย้อนหลัง การถูกโกงหรือยักยอก ข้อพิพาทกับหุ้นส่วน สินเชื่อไม่ผ่าน งบไม่ได้รับการรับรอง และคดีแพ่ง อาญา หรือฟอกเงิน แต่ไม่รับประกันว่าจะไม่เกิดปัญหา
Checklist กำกับผู้รับจ้างทำบัญชี
ใช้เพิ่มจาก Owner Checklist เมื่องานบัญชีและการโอนเงินอยู่นอกบริษัท
ตรวจครั้งเดียวตอนเริ่ม
| # | สิ่งที่ต้องตรวจ | หลักฐานยืนยัน |
|---|---|---|
| 1 | เจ้าของหรือกรรมการเป็นผู้อนุมัติขั้นสุดท้ายในระบบธนาคาร ผู้รับจ้างเป็นผู้ตั้งรายการเท่านั้น | รายชื่อผู้ใช้และสิทธิ์ในระบบ Corporate Banking ที่ธนาคารออกให้ |
| 2 | บริษัทเป็นเจ้าของ Username ระบบ e-Filing สรรพากรและประกันสังคม | หนังสือยืนยันการลงทะเบียน และอีเมลที่ผูกกับบัญชีเป็นของบริษัท |
| 3 | Statement ธนาคารทุกบัญชีส่งตรงถึงอีเมลเจ้าของ | ตั้งค่า e-Statement ที่ธนาคาร |
| 4 | ทะเบียนผู้รับเงินถูกล็อก และการเพิ่มหรือแก้ต้องอนุมัติแยก | ขั้นตอนที่ธนาคารกำหนด และรายชื่อผู้อนุมัติทะเบียน |
| 5 | สัญญาจ้างครบตามหัวข้อที่กำหนด ดู ข้อสัญญาที่ควรมี | สัญญาจ้างฉบับลงนาม |
ทุกเดือน
| # | สิ่งที่ต้องตรวจ | หลักฐานยืนยัน |
|---|---|---|
| 1 | กระทบยอดธนาคารทุกบัญชี สอบทานโดยผู้ที่ไม่ใช่ผู้รับจ้าง | รายงานกระทบยอดและ Statement ต้นฉบับจากธนาคาร |
| 2 | สุ่มรายการจ่าย 5 รายการ ไล่ย้อนถึงใบอนุมัติและตัวตนผู้รับเงิน | ใบอนุมัติ ใบแจ้งหนี้ และหน้ารายการโอนที่แสดงชื่อบัญชีปลายทาง |
| 3 | รายการเพิ่มหรือแก้ไขทะเบียนผู้รับเงินในเดือนนี้ทั้งหมด | รายงานการเปลี่ยนแปลงจากระบบธนาคาร |
| 4 | ทะเบียนบัญชีพักและรายการปรับปรุงพร้อมคำอธิบายรายรายการ | รายงานจากผู้รับจ้าง |
| 5 | ใบเสร็จรับชำระภาษีทุกแบบที่ยื่นในเดือน ดึงจากระบบสรรพากรด้วยตนเอง | ใบเสร็จ e-Payment |
| 6 | งบทดลองเต็ม ไม่ใช่เฉพาะงบ 3 ฉบับ | งบทดลองพร้อมยอดยกมา |
| 7 | ยอดคงค้างกับบริษัทในเครือและกรรมการ เคลื่อนไหวอย่างไรในเดือนนี้ | รายงานเคลื่อนไหวรายบัญชี |
ทุกไตรมาสและทุกปี
| ความถี่ | สิ่งที่ต้องตรวจ |
|---|---|
| ไตรมาส | กระทบยอดเงินรับล่วงหน้าจากลูกค้ากับทะเบียนสัญญาขายรายยูนิต และอัตราการยกเลิกสัญญา |
| ไตรมาส | เทียบยอดจ่ายผู้รับเหมาสะสมกับความคืบหน้างานก่อสร้างที่วิศวกรรับรอง |
| ไตรมาส | ทบทวน Cost to Complete และแหล่งเงินที่จะใช้ |
| ปี | ให้ผู้ตรวจสอบอิสระซึ่งไม่ใช่ผู้รับจ้าง สอบทานการควบคุมด้านการจ่ายเงินและการปิดบัญชี |
| ปี | ทบทวนสัญญาจ้าง สิทธิ์เข้าถึงระบบ และแผนถ่ายโอนงาน |
| ปี | สอบทานเอกสารกำหนดราคาโอนและรายการกับบริษัทในเครือทั้งปี ก่อนยื่น ภ.ง.ด.50 |
กฎเหล็ก 3 ข้อ
- หลักฐานที่ใช้ตรวจสอบต้องมาจากบุคคลภายนอกเสมอ Statement ธนาคารและใบเสร็จรับชำระภาษีต้องให้เจ้าของดึงเอง
- ผู้ที่โอนเงินต้องไม่ใช่ผู้ที่กระทบยอดเงิน
- เงินของลูกค้าออกนอกโครงการได้เฉพาะเมื่อมีสัญญา ดอกเบี้ย และกำหนดชำระคืนเป็นลายลักษณ์อักษร
Red-Flag Register สำหรับผู้ตรวจสอบภายใน
ใช้เป็นแบบตรวจรายไตรมาส ให้คะแนนความเสี่ยงแต่ละบัญชีเป็นสูง กลาง หรือต่ำ และบันทึกสิ่งที่พบ
| บัญชี | สัญญาณเตือน | วิธีทดสอบ | โยงความเสี่ยง |
|---|---|---|---|
| ลูกหนี้การค้า | อายุหนี้ยาว กระจุกไม่กี่ราย โตเร็วกว่ายอดขาย | Aging, AR Confirmation และตรวจรับชำระหลังสิ้นงวด | รายได้ปลอม หนี้สูญ ภาษี |
| เจ้าหนี้การค้า | ค้างนาน เอกสารไม่ครบ จ่ายซ้ำ | 3-way Match และ AP Confirmation | เจ้าหนี้ปลอม ซื้อลม |
| ลูกหนี้กรรมการ | โตต่อเนื่อง ไม่มีสัญญาหรือดอกเบี้ย | ตรวจมติ สัญญา และดอกเบี้ยตามตลาด | ภาษี ยักยอก หน้าที่กรรมการ |
| เจ้าหนี้กรรมการ | เงินกู้ก้อนใหญ่ไม่มีที่มา | Source of Funds และเอกสารกู้ | เลี่ยงรายได้ ฟอกเงิน |
| เงินสด | ยอดสูงผิดปกติ ไม่ตรง Statement | Cash Count และ Bank Reconciliation | ยักยอก จ่ายนอกระบบ |
| สินค้าคงเหลือ | DIO ยาว ไม่เคยนับ มูลค่าสวนยอดขาย | Stock Count และ NRV Test | สต๊อกลม ตกแต่งงบ |
| ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย | ตั้งยอดกลมปลายงวดแล้วกลับต้นงวด | ตรวจเอกสาร และ Cut-off Test | ปรับกำไร ค่าใช้จ่ายปลอม |
| ภาษีซื้อ | สูงผิดปกติ ผู้ขายใหม่หรือไร้ตัวตน | ตรวจใบกำกับจริง และ Vendor Due Diligence | ใบกำกับปลอม ขอคืนเกินสิทธิ |
| ภาษีขาย | รายได้บัญชีไม่ตรง ภ.พ.30 | VAT Reconciliation | เลี่ยง VAT รายได้ไม่ครบ |
| กำไรสะสม | ปรับปรุงย้อนหลังไม่มีคำอธิบาย | ตรวจ Journal ปรับปรุง และมติปันผล | กลบร่องรอย ภาษีปันผล |
20 คำถามที่เจ้าของควรถามทุกเดือน
ออกแบบให้คำตอบที่คลุมเครือกลายเป็นสัญญาณเตือนทันที ถามเป็นประจำแล้วทีมบัญชีจะเตรียมพร้อม
ชุดสำหรับธุรกิจทั่วไป
| # | คำถาม | ถ้าคำตอบคลุมเครือ เตือนเรื่อง |
|---|---|---|
| 1 | เดือนนี้มีกฎหมายหรือภาษีตัวไหนยังไม่ได้ยื่นหรือไม่ | การปฏิบัติตามกฎหมายและภาษี |
| 2 | มีภาษีตัวไหนกำลังจะครบกำหนดใน 7 หรือ 15 วันข้างหน้า | ภาษีค้าง ค่าปรับ |
| 3 | ลูกหนี้เก็บเงินได้กี่เปอร์เซ็นต์เทียบเป้าหมาย | สภาพคล่อง |
| 4 | ลูกหนี้รายไหนเริ่มเสี่ยงเป็นหนี้สูญ | หนี้สูญ |
| 5 | เจ้าหนี้รายไหนใกล้ครบกำหนดชำระ และเงินพอจ่ายไหม | สภาพคล่อง |
| 6 | เงินสดและเงินฝากตรงกับรายงานหรือไม่ กระทบยอดแล้วหรือยัง | ยักยอก เงินสด |
| 7 | มีรายการโอนเงินหรือรายการผิดปกติหรือไม่ | ทุจริต ฟอกเงิน |
| 8 | งบเดือนนี้ต่างจากเดือนก่อนอย่างไร เพราะอะไร | คุณภาพกำไร |
| 9 | กำไรเพิ่มขึ้นเพราะอะไร ของจริงหรือรายการปรับปรุง | ตกแต่งงบ |
| 10 | เงินสดลดลงเพราะอะไร | กระแสเงินสด |
| 11 | มีค่าใช้จ่ายรายการไหนผิดปกติหรือสูงผิดปกติ | ค่าใช้จ่ายปลอม |
| 12 | มีรายการไหนที่สรรพากรอาจตั้งข้อสังเกต | ความเสี่ยงภาษี |
| 13 | มีรายการไหนที่ผู้สอบบัญชีน่าจะสอบถาม | ความเสี่ยงงบ |
| 14 | มีเอกสารรายการใดยังไม่ครบ | เอกสารไม่ครบ |
| 15 | มีลูกหนี้หรือเจ้าหนี้ที่ควรติดตามเป็นพิเศษหรือไม่ | เครดิต หนี้สูญ |
| 16 | สินค้าคงเหลือมีรายการผิดปกติ เสื่อม หรือค้างนานหรือไม่ | สต๊อกลม |
| 17 | มีความเสี่ยงด้านภาษีที่ควรรีบแก้ไขหรือไม่ | ภาษีย้อนหลัง |
| 18 | มีความเสี่ยงด้านกฎหมายที่ควรทราบหรือไม่ | คดีความ |
| 19 | หากวันนี้ธนาคารขอดูงบ จะมีประเด็นอะไรที่ต้องชี้แจง | ความน่าเชื่อถือสินเชื่อ |
| 20 | หากวันนี้สรรพากรเข้าตรวจ บริษัทพร้อมหรือยัง | ความพร้อมถูกตรวจ |
ชุดสำหรับเจ้าของโครงการคอนโดที่ใช้บัญชี Outsource
| # | คำถาม | ถ้าคำตอบคลุมเครือ เตือนเรื่อง |
|---|---|---|
| 1 | เดือนนี้เงินสดคงเหลือทุกบัญชีเท่าไร ตรงกับ Statement ที่ผมได้รับจากธนาคารเองหรือไม่ | ยักยอก ความถูกต้องของบัญชี |
| 2 | เงินรับล่วงหน้าจากลูกค้าสะสมเท่าไร ตรงกับทะเบียนสัญญาขายรายยูนิตหรือไม่ | รายได้ปลอม ภาระคืนเงิน |
| 3 | เดือนนี้เงินของลูกค้าถูกใช้ไปกับอะไร กี่บาทเป็นต้นทุนโครงการ กี่บาทออกนอกโครงการ | การโยกเงิน สภาพคล่องโครงการ |
| 4 | ต้นทุนโครงการสะสมเทียบความคืบหน้างานก่อสร้างจริงเป็นกี่เปอร์เซ็นต์ | ต้นทุนบานปลาย จ่ายเกินงวดงาน |
| 5 | ต้องใช้เงินอีกเท่าไรจึงจะสร้างเสร็จและโอนได้ครบ | ความเสี่ยงโครงการค้าง |
| 6 | ยูนิตที่จะโอนได้ใน 6 เดือนข้างหน้ามีกี่ยูนิต คิดเป็นเงินเท่าไร | ท่อรายได้ กระแสเงินสด |
| 7 | เดือนนี้มีสัญญายกเลิกกี่ราย ต้องคืนเงินเท่าไร | คุณภาพยอดขาย สภาพคล่อง |
| 8 | ยอดคงค้างกับบริษัทในเครือและกรรมการเปลี่ยนไปเท่าไร เพราะอะไร | การดึงเงินออก ภาษี |
| 9 | ดอกเบี้ยรับจากบริษัทในเครือเดือนนี้เท่าไร ได้รับเป็นเงินสดจริงหรือแค่ตั้งค้างรับ | คุณภาพกำไร ภาษีจากรายได้ที่ไม่ได้เงิน |
| 10 | ดอกเบี้ยที่ชำระแล้ว ฝั่งผู้จ่ายหักและนำส่ง WHT แล้วหรือยัง | ภาษีย้อนหลัง |
| 11 | เดือนนี้มีการจ่ายเงินออกต่างประเทศหรือไม่ หัก WHT และยื่น ภ.พ.36 ครบหรือไม่ | ภาษีย้อนหลัง ฟอกเงิน |
| 12 | มีบัญชีพักหรือบัญชีที่ยังไม่มีชื่อคู่ค้าค้างยอดอยู่กี่บัญชี ยอดรวมเท่าไร | กลบร่องรอย งบไม่น่าเชื่อถือ |
| 13 | เดือนนี้มีรายการปรับปรุงบัญชีกี่รายการ ยอดใหญ่สุดคืออะไร ใครอนุมัติ | ตกแต่งงบ |
| 14 | มีการเพิ่มหรือแก้ไขเลขบัญชีผู้รับเงินในระบบธนาคารกี่รายการ ใครอนุมัติ | ทุจริตการจ่ายเงิน |
| 15 | ค่าใช้จ่ายที่ยังไม่มีเอกสารรองรับคงเหลือเท่าไร ตามเอกสารถึงไหนแล้ว | รายจ่ายต้องห้าม ยักยอก |
| 16 | ภาษีทุกตัวเดือนนี้ยื่นและชำระแล้วหรือยัง ขอดูใบเสร็จรับชำระ | ภาษีค้าง ค่าปรับ |
| 17 | ค่าใช้จ่ายรายการใดถูกบันทึกเข้าต้นทุนโครงการเดือนนี้ และใช้หลักเกณฑ์อะไร | ตกแต่งงบ ประเด็น CIT |
| 18 | หนี้สินสกุลต่างประเทศคงเหลือเท่าไร ผลต่างอัตราแลกเปลี่ยนเดือนนี้เท่าไร | ความเสี่ยงค่าเงิน |
| 19 | หากวันนี้ธนาคารขอดูงบเพื่อพิจารณาสินเชื่อโครงการ จะมีประเด็นอะไรที่ต้องชี้แจง | ความน่าเชื่อถือสินเชื่อ |
| 20 | หากวันนี้สรรพากรเข้าตรวจ เอกสารส่วนใดที่เรายังหาไม่เจอ | ความพร้อมถูกตรวจ |
วิธีใช้ให้ได้ผล
ส่งคำถามให้ผู้รับจ้างล่วงหน้า 5 วันทำการก่อนประชุมทุกเดือน และให้ตอบเป็นเอกสาร ไม่ใช่ตอบด้วยวาจา เอกสารชุดนี้เป็นหลักฐานการกำกับดูแลของกรรมการ ใช้ได้เมื่อต้องชี้แจงต่อผู้สอบบัญชี ธนาคาร สรรพากร หรือหุ้นส่วน คำถาม 2 ข้อสุดท้ายคือการซ้อมถูกตรวจ ตอบไม่ได้เมื่อไร คือรู้ว่าต้องแก้อะไร
เนื้อหานี้เป็นแนวทางเชิงบริหารและการตรวจสอบภายใน ไม่ใช่ความเห็นทางกฎหมายหรือภาษีเฉพาะกรณี ควรตรวจสอบกฎหมายฉบับปัจจุบันและปรึกษาผู้สอบบัญชี ที่ปรึกษาภาษี หรือทนายความก่อนตัดสินใจในกรณีจริง